contractul si alte intelegeri din perspectiva antreprenoriala

devil-handshake-agreement-EULA-300x300

Nu exista intelegeri bune si intelegeri rele, corecte si incorecte, drepte si nedrepte. Singura intelegere corecta, dreapta si buna este aia la care te-ai invoit. Cea pe care ai ales-o.

La fel ca in cazul unei casatorii. Odata parafata la primarie sub semnatura celor doi, ea se supune Codului Familiei si legilor in vigoare. Nu e nicio metafora aici si nicio poezie. Totul, de la bunuri si pana la copii, depinde de hartia semnata de ambele parti.

Teoria, literatura, filozofia, parerile si alte comentarii cu si despre morala si etica palesc in fata invoielii dintre parti.

Indiferent ca discutam de afaceri sau de probleme de viata, asa cum ti-ai negociat termenii si ti-ai jucat cartile, asa cum te-ai preocupat sa intelegi si sa inveti foarte bine mecanismul sistemului in care traiesti, fix asa iti va fi.

Ca antreprenor la inceput de drum (e valabil si pentru orice executiv neantrenat in diversitate si situatii de criza…de ce nu si pentru orice om activ in campul muncii), indiferent ca te joci in online sau in offline, este esential sa intelegi din capul locului sfintenia contractului si-a hartiilor.

Mai ales cand o astfel de postare vine de la cineva care a trecut prin foarte multe ape si situatii extreme pornite de o hartie sau de la lipsa ei.

Am zis ca o sa postez studii de caz detaliate pentru ca sunt o resursa de invatatura in materie de management, strategie, specialitate contabila si juridica si nu in ultimul rand de natura umana. Inca n-am avut contextul pentru asta si nici energia. Insa o voi face.

Pana una alta, azi o sa vorbesc despre cateva elemente si principii (pe alocuri si ganduri) esentiale de luat in calcul atunci cand se stabilesc premisele unui contract. Nu din perspectiva avocatului, pentru ca nu sunt avocat, desi n-am fost departe nici de varianta asta, ci din perspectiva antreprenorului.

Este esential sa stii ce intrebari sa pui avocatului si contabilului. Specialistilor, in general.

Specialistii sunt ca judecatorii, nu iti dau mai mult decat ceri.

Judecatorii se supun legii cu principiul asta. Specialistii nu, fiecare ofera cat poate, cat stie si cat crede de cuviinta. De multe ori nu primesti nici macar cat ceri de la specialisti. Trebuie sa citesti toate codurile si legile, tot ceea ce citesc si ei, sa inveti continuu. Trebuie sa citesti si standardele etice ale meseriei pe care o practica ca sa poti identifica o eroare atunci ea se intampla si sa stii ce ai de facut si cum.

Daca pleci de la premisa nefericita ca ei sunt specialistii si te bazezi in sfatul lor si atat, pleci din start cu un minus. Persoana care raspunde de navigatie, care apasa butoanele in panoul de comanda si control esti tu si nimeni altcineva.

Din experienta mea de 12-13 ani in mediul afacerilor si de alti 5-6 ani in litigii pe teme comerciale si de afaceri de tot felul (nu doar in tara), a razbatut o stare de fapt clara si majoritara ca practica/regula: eu gandesc in problemele ce tin de afacerea si contractele mele (strategie si tactica), iar specialistii (avocat, contabil, IT si alti specialisti, dupa caz) trebuie sa gaseasca cele mai bune metode juridice, financiare, fiscale si tehnice de-a incorpora intr-un contract ceea ce eu vreau si ceea ce se negociaza. Partea de strategie, operatiuni si decizii e pe nota mea de plata.

Nu stiu daca propunerile lor sunt cele mai bune daca la randul meu nu citesc tot ceea ce citesc si ei si daca nu le pun intrebari de tot felul pentru variate scenarii posibile, scenarii pe care le poti anticipa din experienta (nu doar a ta, dar si a altora).

Deci oricat de inconfortabil este sa ma apuc sa citesc documentatii tehnice, contabile si juridice, studii de caz, cercetari si statistici trebuie. Atat cat pot, atat cat inteleg, trebuie. A nu face asta inseamna un risc din capul locului, mai putine intrebari bune, mai putine raspunsuri din partea specialistilor, in final un contract mai slab. Iar in esenta o navigare insuficient de buna in mediul foarte salbatic si nemilos al afacerilor si al vietii in general.

Un contract slab inseamna premisa unei situatii de criza inca de la momentul semnarii lui.

Daca nu as fi trait pe pielea mea si daca nu as fi platit din buzunarul, nervii, viata si sanatatea mea un contract slab (din partea mea) si daca nu as cunoaste prin cate piruete, strategii neconventionale dar legale, inovatie, invatare si citit a trebuit sa compensez acest lucru (lipsa unui cuvant sau a unei proceduri din contract, a unei articulari mai bine formulate) ca sa pot rasturna o situatie de nerasturnat si costisitoare ca naiba in favoarea mea, nu as insista atat de mult pe aceste aspecte.

Role-playing

Dupa ce s-a intocmit primul draft de contract facem role-playing si vedem cum poate partea adversa sa se eschiveze de la indeplinirea obligatiilor contractuale de-alungul intregului flux operational daca procentul x% de risc se intampla, moment fatal in care trecem din managementul de risc in managementul de criza – ceea ce inseamna stare de urgenta si probleme de tot felul, in esenta o mare provocare: supravietuirea si continuitatea afacerii (si a vietii) cu costuri minime. Minimizarea impactului.

Facem role-playing pe aspecte juridice. In functie de cum ne intemeiem premisele juridice contractuale, cum ar putea cealalta parte sa le contracareze si sa le intoarca impotriva noastra in cadrul unui litigiu. Care sunt toate taisurile unui articol sau ale unei legi. Ale unui cuvant, in esenta.

Scenariu: sala de judecata

Jucandu-ne cu scenariile care se pot intampla de ambele parti, ne imaginam ca am ajuns in sala de judecata si vedem daca documentatia noastra este suficient de clara si de robusta din toate punctele de vedere, in cazul unui litigiu.

Aici principiul care trebuie avut in vedere este simplu: judecatorul trebuie sa aiba cat mai putin de interpretat, astfel incat probabilitatea ca sentinta sa fie in favoarea noastra sa fie maximala.

Avand principiul asta in minte la fiecare cuvant si fapta, hartiile se vor intocmi cu mai multa claritate, mai calitativ la nivelul detaliilor, mai articulat – in toate etapele.

Am invatat ca orice contract trebuie conceput avand in minte faptul ca deja una din parti nu si-a indeplinit obligatiile, deci in cadrul principiilor managementului de criza.

Nu concep un contract plecand de la premisa ca toata lumea e nevinovata si de buna-credinta, ci de la premisa ca oricine poate gresi in orice moment, orice si oricand ceva se poate intampla la un nivel sau altul al fluxului operational, oricand una din parti poate decide la nivel executiv sa incalce legea, sa treaca granita.

Avand principiul asta in minte, trebuie sa ma uit in fluxul operational, juridic, contabil, tehnic, etc – unde ar putea fi punctele vulnerabile si unde ar putea partea cealalta sa abuzeze sau sa clacheze.

Nu ma intereseaza de ce si ce-ar motiva partenerul (potential oponent in viitor) sa greseasca, voit sau nevoit. Ma intereseaza un singur lucru: daca se intampla, sa fiu acoperita, sa cad in picioare. Pe scurt, sa supravietuiesc si sa pot continua cu afacerea si viata mea in cele mai bune conditii.

Partea sfanta intr-un contract – Procedura intre parti la fiecare aspect si scenariu in parte

Procedura este sfanta pentru ca aici se pot face cele mai mari economii de timp si bani, aici se poate minimiza impactul negativ asupra afacerii daca apare o problema. Si intotdeauna apare cel putin o problema. O problema care este de preferat sa nu se calculeze pe nota ta de plata. Putine contracte cuprind parti robuste de procedura.

Cu cat este articulata mai bine si mai in detaliu procedura, cu atat poti:

  • rezolva cu succes problemele in cadrul medierii si pe calea negocierii;

  • poti cuantifica cu o buna exactitate impactul, prejudiciul si alte costuri suplimentare;

  • poti evita sala de judecata si resursele necesare unui litigiu (onorarii avocat, taxe de timbru, taxe de experti, resurse interne, etc)

  • poti continua afacerea fara pierderi.

Medierile esueaza pentru ca nu exista elemente cuantificabile si de constrangere bine articulate in contract. Procedura medierii s-a introdus recent in Romania si este extrem de teoretica si neoperationala.

Daca o parte stie clar, negru pe alb, ca va pierde suma de X bani in maxim Y luni/ani cat ar putea dura o speta comerciala, probabilitatea sa isi asume raspunderea materiala in faza medierilor este mai mare. Acolo unde raspunderea partii care a gresit nu este cat mai bine cuantificata si articulata, inseamna o vulnerabilitate care se poate dovedi foarte costisitoare (refuz la plata, litigii, etc).

Avand principiul medierii in minte, trebuie sa te asiguri ca nu vei avea parte de-o pierdere de vreme cu medierea si de un context nefavorabil in care te vei ruga de cealalta parte sa fie rezonabila fara sa ai documentatie si cifre pentru asta, fara sa ai un instrument real (extrajudiciar) de constrangere.

Nu este suficient sa spui in contract ca “partea care nu isi indeplineste obligatiile conform contractului va raspunde conform legii” sau va plati penalizari in cuantum de …..

Este cea mai pacatoasa abordare cu putinta pentru ca iti lasi soarta (afacerii si chiar si personala) in mana judecatorilor si-a specialistilor mai mult sau mai putin talentati, mai mult sau mai putini pregatiti in domenii de specialitate: tehnice, contabile, de afaceri, financiare, etc. As adauga fara ezitare, mai mult sau mai putin verticali in materie de etica si morala.

Trebuie sa articulezi exact cum va raspunde fiecare parte, cu ce suma, pas cu pas – ce hartii se intocmesc si ce pasi se parcurg in asumarea raspunderii partii care greseste. Si trebuie sa le negociezi cat mai riguros cu cealalta parte.

Contractul este lege intre parti si incorporarea partii de procedura este cea mai mare cheie, din experienta mea. Atat de mare incat poate compensa o calitatea mai mica a documentatiei juridice si chiar o pledoarie mai putin inspirata.

Cand e scris negru pe alb in contract in ce mod raspunde fiecare parte si cum se cuantifica lucrul acesta, e greu ca un judecator sau orice altceva sa poata schimba ce-au convenit partile. Poate doar daca una din parti intra in sfera Codului Penal prin greseala ei, sa se mai poata schimba ceva dar si acolo lucrurile se complica procedural, implicit costurile si uzura.

Fireste, poti pierde un litigiu pe chestiuni de procedura, probleme de forma care n-au nici cea mai mica legatura cu contractul si cu problema ta, ci cu modul in care functioneaza sistemul juridic, de aceea este nevoie sa iti alegi cu cat mai mare grija specialistii.

Totul trebuie scris – indiferent ca suntem prieteni, ne cunoastem sau am mai lucrat inainte impreuna

Orice intelegere, exceptii, abateri si intamplari mai mici sau mai mari care apar in timpul derularii contractului pe langa toate cele convenite initial, se trec in anexe la contract, se cuantifica si se stabiliste procedura pentru ele. Nu dupa ce s-au intamplat, ci la momentul intamplarii lor.

E preferabil ca in teren (la nivelul operatiunilor) sa se sisteze tot pentru cateva ore, zile, in functie de situatie, pentru ca partile, prin factorii decizionali, sa convina in scris cum se va solutiona o situatie nou aparuta (prin corespondenta scrisa anexa la contract, etc) decat sa apara probleme dupa un eveniment.

Daca operatiunile impun urgenta si comunicarea trebuie facuta prin telefon sau internet, in contract sa se scrie ca toate vor fi inregistrate si sunt parti componente ale contractului. Tehnologia zilelor noastre ofera aplicatii mobile care permit inregistrarea tuturor conversatiilor telefonice. Cand partile accepta de comun acord aceasta conditie, totul este perfect in regula.

De cele mai multe ori apar probleme de plata dupa un anumit eveniment care a produs schimbari, iar una din parti ramane prejudiciata, pierde sau se constituie premisele unei situatii de criza. Iar situatiile de criza sunt costisitoare. Afecteaza direct profitul si toti indicatorii financiari.

In cazuri grave, consecintele unei situatii de criza depasesc sfera proprie si afecteaza toti colaboratorii (furnizori, salariati, bugetul de stat), ajungand pana la stare de insolventa si faliment.

Nimic, dar absolut nimic, niciun cuvant nu trebuie lasat in puterea intelegerilor verbale, totul trebuie consemnat.

Nu exista prietenii si fratii si vechi colaborari cand vine vorba de bani si raspundere. Cine are probleme de genul asta si incepe sa se traga de sireturi, nu e in regula. Genul asta de abordare e abordare de samsari si de falsa decenta. As adauga si de iresponsabilitate.

Sunt extrem de putine cazurile in care “vorba-i vorba” se aplica. Genul asta de eleganta e minunata si pentru o lume ideala, insa e mult prea sofisticata pentru lumea noastra si problemele de la firul ierbii.

Sunt putini oameni pe lumea asta care isi permit luxul unui caracter si etici de necompromis. Nu stii niciodata ce situatie limita poate altera si corupe, fie si temporar, valorile si faptele unui om pe care-l credeai si chiar este minunat in conditii de normalitate. Ce problema de sanatate a lui sau a cuiva drag, ce stare de urgenta din viata lui, ce miza care ar putea fi pentru el de viata si de moarte, ce mostenitor, ce nevasta sau neamuri revendicatoare, ce santaj sau orice altceva – ar putea sa-l determine sa treaca o granita care pentru afacerea ta si pentru toti cei influentati de ea ar putea fi fatala.

Cel mai curat mod de-a face lucrurile si de-a evita orice fel de neantelegeri si conflicte viitoare si de-a te pune la adapost de partea nevazuta din spatele unui semnatar este ca intelegerea partilor sa fie scrisa.

Intelegerea scrisa este si calea prin care, daca lucrurile decurg bine la primul contract, se pun premisele colaborarilor de lunga durata, fericite si prospere pentru toate partile, indiferent cum se schimba cu vremea factorii decizionali.

Fireste, ca in afara intelegerii scrise, esti om si cauti sa ramai om. N-o sa fii imposibil si nici nerezonabil. Insa de ce sa nu fii om din pozitia cea mai avantajoasa pentru afacerea ta? Din pozitie de putere? 

Daca in faza de negociere, fiecare parte poate sa ceara si sa sustina ce vrea ea, din secunda in care s-au inteles si au semnat o intelegere, intelegerea devine manualul, ghidul si legea dintre parti.

In concluzie:

Fara niciun fel de exceptie: cand sunt bani la mijloc, intelegerea trebuie scrisa si cat mai bine articulata.

Cine nu accepta abordarea asta, nu e nicio problema. Exista si alti prestatori de servicii care poate accepta orice sau au termeni si conditii mai “flexibile” decat ale tale.

Iti poate merge bine un an, doi, trei, dar mai devreme sau mai tarziu unul va trece granita si te va putea costa tot si mai mult decat tot, poti ramane dator si poti trece prin uzuri, presiuni si stres de neimaginat. Lucruri care sa te coste pana si sanatatea, in unele cazuri si viata.

De ce sa te supui unui astfel de risc? De ce sa-ti supui afacerea, angajatii, colaboratorii si familia unui astfel de risc?

Fara niciun fel de scuza: nu te opri din citit si invatat.

Ramai deschis la toate parerile, invata sa ceri cat mai multe pareri, ia ce-i mai bun din toate si aplica-le la situatia si in afacerea ta. Invata sa fii colaborativ, informat in permanenta si cat mai deschis.

Fii pragmatic.

Dezbraca-te de emotii, frustrari si crezuri personale in afaceri. Intuneca judecata. Nu lua nimic la modul personal.

Cerceteaza de fiecare data cand ai o nedumerire, fie si ca un act de simpla verificare. Lucrurile se tot schimba, nu actiona in virtutea unei cunoasteri neactualizate. Fii sigur ca lucrurile inca sunt asa cum le stiai tu ultima oara.

Contractele sunt componenta esentiala a etapei de pregatire intr-o colaborare. Asigura-te ca inca de la bun inceput ai alaturi de tine specialistii cu care sa te consulti si ca ai o strategie si un set de tactici bine inchegate pentru cat mai multe scenarii.

Pregatirea e cea mai importanta etapa.

Trebuie sa fii un executant de mare precizie si talent ca sa poti compensa o pregatire mai putin inspirata.

Un astfel de executant nu ajungi decat prin practica indelungata, prin antrenament in diversitate si prin multe aventuri extreme, pretul este unul foarte mare pentru o astfel de invatatura.

De cele mai multe ori oamenii insarcinati cu executia unui contract nu sunt pregatiti pentru mai mult decat rolul lor in ecuatia asta. Ori cata vreme depinzi de echipa, trebuie sa te asiguri ca le-ai oferit cel mai bun manual si ghid de care esti in stare.

De cele mai multe ori, atat in viata cat si in afaceri, ai timp si sansa doar pentru o singura incercare.  Fa lucrurile din start ca si cand n-ai mai avea a doua sansa. De cele mai multe ori nu o ai.

Exista momente cand trebuie sa iei decizii extrem de grele, complexe si riscante. Nu va exista nimeni care sa iti confirme ca ele sunt ele corecte sau nu, de multe ori nu va exista nimeni care sa incline balanta in favoarea uneia sau alteia.

Dupa ce toata lumea si-a expus parerea, dupa ce toate documentele sunt pe masa in fata ta – din punctul ala esti singur cuc si asa cum decizi, asa va fi. Intreaga raspundere iti apartine. Si pentru ce va fi si pentru ce nu va fi.

Ai sarcina de chirurg. Nu orice chirurg si nu orice sarcina. Deseori corabia iti va fi lovita de furtuni necunoscute, de situatii extreme cu care nu te-ai mai confruntat niciodata si tu va trebui sa operezi fara sa-ti tremure mana, in conditiile in care nu ai nicio garantie si nicio certitudine. Sa iti asumi riscuri despre care nu stii nimic.

Deseori va trebui sa-ti inabusi adversarii ilegali procedand legal. Sa-ti inabusi frustrarea, supararea, revolta si orice emotie care te-ar putea infuria si face sa gresesti. De fiecare data, totul se va reduce la caracterul tau, la capacitatea ta de autocontrol si la arta cu care te strunesti ca sa iti pastrezi cumpatul si sangele rece in situatii foarte dificil de gestionat si infrunta, la deschiderea ta…mai mult decat la orice cunoastere a ta de pana atunci.

Cum operam intr-un cadru legal, totul pleaca de la intelegere, de la contract. Intotdeauna cele mai multe chei sunt in contract. Acolo e radacina. Extrem de greu, dar extrem de greu mai poti schimba ceva intre momentul inceperii unui litigiu si momentul sentintei, in faza de probe. 

Nu exista intelegeri bune si intelegeri rele, corecte si incorecte, drepte si nedrepte. Singura intelegere corecta, dreapta si buna este aia la care te-ai invoit. Contractul pe care l-ai semnat.

Niciun judecator nu va putea interveni in aceasta chestiune. Treaba judecatorului este una singura: sa indrepte lucrurile atunci cand una din parti nu si-a respectat invoiala, contractul sau cand una din parti vrea sa abuzeze de contract. Niciodata din oficiu, ci doar cand una din parti inainteaza o astfel de cerere catre judecator, de regula partea care se considera prejudiciata.

Asta este sistemul si mecanismul lui. Hartia e cheia. Ce scrie pe ea sub semnatura ta, aia e.